Udbudsplanlægning og -materiale

Stort koordineringsarbejde
Anlægsprojektet er opdelt i en lang række entrepriser. Til hver entreprise udarbejdes der udbudsmateriale, som anvendes som grundlag for entreprenørernes tilbudsgivning.

Det er en særlig funktion i planlægningsarbejdet at udarbejde og styre de mange udbudsforretninger, der skal gennemføres. Projektleder Jørn Kristensen fortæller:

"Vi udarbejder den overordnede plan for de mange udbud og skaber desuden, hvad vi kalder et paradigme for udbuddene. Det vil sige retningslinjer og skabeloner for, hvordan udbudsmaterialet skal udformes, så de mange forskellige tilbud, vi vil modtage, kan sammenlignes på fair og ensartede vilkår. Denne del af arbejdet skal være færdigt i løbet af foråret 2009."

Fire hovedområder
Udbudsarbejdet er opdelt i fire hovedområder:

• Koordinering af udbud. Der bliver udarbejdet en plan for de mange udbud, der især henvender sig til entreprenører, men også til rådgivere og andre, der kan have interesse i at byde på en eller flere opgaver.. Det er også vigtigt at sørge for, at de enkelte udbud overholder EU-reglerne.
• Ensartet grundlag for at byde. Der skal skabes en række standarder for betingelser og beskrivelser (paradigmer) således, at entrepriserne udbydes på samme grundlag og efter samme koncept. Endvidere skal paradigmerne medvirke til at støtte og lette de projekterende ved udarbejdelse af udbudsmateriale.
• Konkret udarbejdelse af udbudsmateriale. Trods alle standarder dukker der ofte spørgsmål og specielle forhold op, som kræver individuelle svar. Disse forhold skal håndteres ensartet, og der skal ske en kvalitetssikring og koordinering på tværs.
• Opfølgning. Efter licitationerne skal de indkomne bud vurderes. Når entreprisekontrakterne er underskrevet, og arbejdet er igangsat i marken, vil der endvidere ofte være en række kontraktmæssige forhold, der skal tages stilling til.

Arbejdet indebærer en række entrepriseretslige overvejelser og beslutninger, som skal håndteres i tæt  samarbejde med Århus Kommunes jurister.

Jørn Kristensens team arbejder desuden med at vurdere, hvilke udbudsformer, der skal vælges i de enkelte tilfælde - partnering, totalentrepriser etc.

"Det er ikke afklaret for alle entrepriser endnu, men vi arbejder hårdt på det, for vi skal allerede her i foråret 2009 være klar med hele den overordnede plan for udbud og standarder, og fra sommeren 2009 begynder vi arbejdet med at prækvalificere mulige bydere på de store entrepriser. Alt skal være færdigt i god tid, før vi udsender udbudsmaterialet. Det sker efter planen sidst på året," fortæller Jørn Kristensen.

03-02-2009